La dématérialisation est une source d’économie et s’implante petit à petit dans les entreprises et administrations. Ce procédé qui vise à passer au tout numérique des documents de toutes sortes est un moyen d’agir sur l’efficacité, l’économie et l’écologie. Il existe de nombreuses solutions dont la Key to Key et la K-Box.
La Key To Key est une clé USB spéciale qui réunit une espace de stockage classique et un espace de transfert. Ce denier comprend uniquement des documents choisis au préalable comme « à transferer ».
L’idée imaginée par un inventeur français (François Jérôme Matzuzzi, qui dirige la société Movitecnic) est alors d’équiper la Key To Key d’un second port USB de type femelle en plus du connecteur mâle standard.
la KEY2KEY devient alors autonome et peut transférer à une clé classique son contenu pré-stocké, comme de la documentation commerciale, des fiches techniques produits ou encore des coordonnées.
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Ce procédé voit aussi le jour au travers d’une borne d’information, la K-Box. Placée sur un stand, un point de vente, dans un lieu public elle permet de distribuer de la documentation en version dématérialisée aux visiteurs équipés d’une simple clé USB.
Nous constatons immédiatement que les bénéfices sont multiples avec plus de documentations papiers et des sacs en plastique. Des économies sont à la clé pour l’entreprise et touchent tous les postes (papier, temps, budget, organisation, transport, volume de stockage), l’environnement et les visiteurs qui gagnent en confort car ils ne sont plus contraints de transporter tout un tas de documents.
En France, il se tient environ 68 foires soit 30 787 exposants directs, 900 Salons soit 200.000 sociétés exposantes et 683 Congrès soit environ 2174 entreprises. Tout ceci représente environ 250 000 exposants ou stands qui proposent au moins une plaquette commerciale (équivalent de 150 g de papier).
Si nous nous basons sur une moyenne de 70 plaquettes distribuées par manifestation, nous obtenons un besoin de 2625 tonnes de papier par an, l’équivalent d’une forêt de 140 hectares.
Dans un tel contexte, la dématérialisation représente donc une alternative intéressante face au support traditionnel. Il faut toutefois relativiser un peu car il est oublié dans l’équation la fabrication de chaque clé, de chaque Key Box, leur transport, leur stockage et l’énergie nécessaire au fonctionnement de tout ce petit monde sans oublier la nécessité de concevoir ce type de support avec des propriétés environnementales de premier ordre afin de faciliter leur recyclage en fin de vie.
